Деловая переписка

Недавно нашу организацию переподчинили московскому офису, и начался документооборотовский ад. Офис ежедневно шлет нашей конторе письма с требованием всевозможных отчетов. Иногда один и тот же отчет требуется сразу двум отделам московского офиса. Но одному отделу требуется, чтобы месяцы были в строках, а параметры в столбцах, а другому — параметры в строках, а месяцы в столбцах. Отправить один отчет на два адреса электронной почты нельзя — последует наказание с лишением премии.

Иногда отчет умудряются потерять в пределах московского офиса, несмотря на уведомления о получении и прочтении. Потом наш филиал обвиняется в том, что он ничего не пересылал. Процедуры согласований с московским офисом настолько забюрократизированы, что один и тот же приказ четырьмя отделами московского офиса интерпретируется по-разному.

Самый креатив от московского офиса — это пошаговый отчет. Допустим, в результате ревизии списывается некое количество имущества. На каждый из пяти этапов процедуры необходимо отправить отдельный отчет со сканами документов. Согласно процедуры, все пять этапов в один отчет включать нельзя. И нужно ещё отправить шестой отчет, как результирующий.

При этом московский офис очень любит вставлять палки в колеса при исполнении своих же распоряжений. Угадаете, кто в этом виноват? Наш филиал. Так как ничего не делает.

Кроме этого все отчеты хранятся в бумажном варианте и к ним приложены сопроводительные и пояснительные записки. Если работы еще не завершены, отчет все равно должен уйти, заполненный хотя бы наполовину. Расход бумаги в филиале бешеный, но все это гордо именуется «электронный документооборот».

Задолбал отчётный идиотизм.

Мой пост будет о деловой переписке. По работе я пишу очень и очень много писем. Обязательно пишу тему письма, ибо по себе знаю, как бывает нелегко отыскать в корреспонденции нужное сообщение. Пишу кратко, ясно, лаконично и грамотно.

Что меня при таком раскладе задолбало? Неужели то, что мои респонденты не так аккуратны, как я? Нет. Меня задолбало то, как люди выборочно «видят» переписку.

Если я отправляю три письма, то клиент гарантированно «не заметит» то самое, в котором будут указаны условия работы, или где будет прикреплён скан счета, или то письмо, в котором будет говориться о долге.

Уважаемые клиенты, вы ведёте себя как дети. Поверьте, это очень смешно со стороны, когда на письмо с макетом тебе отвечают через минуту радостным «утверждаем» или не очень радостным «вот наши правки», а на письмо «за вами долг две тысячи рублей» не отвечают, потому что «не увидели» или «ой, наверное, не дошло».

Ребят, электронная почта — это не Почта России. Тут доходит. И прекратите уже играть в прятки, глухой телефон, сломанный ящик или во что вы там играете. Задолбали.