Секретари

Ловите ответ от секретаря.

Вы не поверите в такое совпадение, но таки маленькой скромной строительной организации на сто человек. И даже с дипломом инженера. Да ещё и с красным, да ещё и Петербургского Политеха. Полагаю, в вашу организацию меня бы даже не собеседование не пригласили. А я и плакать не буду. Ибо ценю своё нынешнее место работы, а мой начальник ценит меня.

Секретарь, умеющий не только «пробельчиками» документы оформлять, а ещё и знающий, как ведётся строительная документация — это ж брильянт. А вы такими брильянтами разбрасываетесь. Строительная смета — могу, каэски — да запросто! Заменить инженера ПТО на время отпуска? И это сделаю, не за «спасибо», конечно. Слабо вам найти инженера ПТО на пару недель отпуска основного сотрудника? Слабо, конечно. Вы и на простую должность секретаря на постоянную работу, вон, никак человека подобрать не можете…

Психологи, педагоги, экономисты? Любые из их навыков пригодятся в офисе. Разве ж не круто, когда специалист по «пробельчикам» может ещё и решить проблему с конфликтным клиентом, оформить тендер и банковскую гарантию, объяснить новому сотруднику особенности работы в вашей компании.

Конечно, платить придётся побольше, чем школьнице, окончившей месячные курсы секретаря. Только и результат работы будет отличаться. И гораздо сильнее, чем разница в зарплате. Вот тут-то, небось, и собака порылась? Что денег только на школьницу хватает, и идут к вам самые отчаявшиеся неудачники, которые, несмотря на дипломы, в нормальное место устроиться на работу не смогли.

Задолбашка набрана слепым десятипальцевым. Чудо! Специалисты с высшим образованием этот навык обычно ещё на первом курсе за пару недель осваивают.

Заполнением трудовой специалист по кадрам занимается, уж никак не секретарь. Освойте и азы своей профессии, уважаемый наниматель

Меня задолбали офисные администраторы, раньше они назывались «секретари», в частных медицинских компаниях. Так уж случилось, что мне с ними приходилось немало контактировать за последние лет 10. И это были очень разные люди в разных фирмах. Поэтому, мне кажется, я имею право обобщать. Так вот, все они имели странную привычку: сообщать клиенту, то есть мне, неверную информацию, а потом меня же обвинять в том, что я их неправильно понял. Классика жанра: по телефону сообщить, что специально записываться на сдачу анализов в их компанию не надо. Приезжайте в любое удобное вам время, мы работаем с и до. Приезжаешь: нет, что вы, именно на этот тест записываться как раз надо. Причем за несколько недель заранее. Да не могли вам сказать, что без записи, вы что!

Я бы, по крайней мере, понял логику, если б такое проделывали с незнакомым им человеком: фирма хочет увидеть вживую человека, прежде чем бронировать ему определенное время. Но когда ходишь к ним не первый раз, и всё равно они с тобой такое делают, вот тут просто теряешься в догадках. Неужели непонятно, что из-за этого я теряю своё драгоценное время, которое я мог бы потратить на зарабатывание ровно тех самых денег, что вам же и плачу за анализы? А начинаешь их воспитывать, в ответ просто откровенное хамство в стиле «много вас, а я одна». Пробуешь разговаривать с лечащим врачом, владельцем клиники — те понимающе кивают головой, но при этом сетуют на то, что хорошего администратора днем с огнем не сыщешь, и поэтому: «Мы вам приносим свои глубочайшие извинения, но даже ругать человека за грубое отношение к клиенту не будем», — не говоря уж о какой-то скидке.

Офисные администраторы, скажите: вот вам-то самим не стыдно, что вы такие разгильдяйки, не можете точно выдать информацию? Совесть не мучает за всё то время, что из-за вас клиенты потеряли зря? Когда вам придется воспитывать ваших детей и внуков, вы им, надеюсь, будете внушать, что надо к своему делу относиться ответственно. А сами-то вы при этом что, а?

Я просто хочу, чтобы вы это прочувствовали, печёнкой-селезёнкой, чтоб до вас наконец дошло, насколько же вы непрофессиональные. И чтоб вы начали над этим работать, а не придумывали гнилые отмазки в стиле: «Ах, мы так заняты, клиентов много, они тоже не знают, чего хотят, мы устаем, и вообще отстаньте от нас!» Нет, не отстану, буду вас стыдить и заставлять исправляться, пока не добьюсь своего.

Задолбали дико!

Недавно я окончила университет и устроилась на свою первую работу. Мне повезло устроиться по любимой специальности, но при этом я выполняю некоторые секретарские обязанности. Выполняю их не в полном объёме, но всё-таки приходится заказывать авиабилеты для командировочных, воду в офис и отвечать на звонки. С последним, точнее с двумя категориями звонящих, и связана моя задолбашка.

Категория первая. Разговор с ними начинается с фразы: «Здрассте, мне бы Генерального». Или: «Алё, мне бы Фамилия_Генерального» .То есть ни фамилии, ни названия фирмы, ни цели звонка они не сообщают. Хоть убейте, не верю, что адекватный человек, звонящий в серьёзную компанию, настолько не осведомлён о правилах телефонного этикета. Для таких случаев у меня припасён алгоритм «опции — удержать звонок — выждать 5 секунд — вернуться к звонку — извиниться и сообщить, что директор занят». Прежде чем последуют гневные возмущения, сообщаю, что мне дана чёткая инструкция: с Генеральным соединять только сотрудников одной конкретной организации. Кстати, именно такие сотрудники всегда представляются и сообщают о цели звонка.

Категория вторая. Секретные агенты, агрессивно реагирующие на безобидную вежливую просьбу назвать фамилию, чтобы я могла сообщить коллеге, кто его спрашивает. «Да я что, маленький, сам представиться не смогу?! Да на кой вам моя фамилия? Да такое только в России!» Пока что я соглашаюсь соединить с интересующим их человеком, но чувствую, что скоро обрасту бронёй и начну применять тот же метод, что и для предыдущей категории. Сделают несколько звонков впустую, авось научатся ценить своё время и не делать страшной тайны из собственного ФИО. Прецеденты, когда руководство делало мне втык за то, что я не знаю, кого хочу с ними соединить, были. Недовольство собственных коллег для меня важнее, чем агрессия от незнакомого хама.

От души благодарю всех вежливых, вменяемых, добрых людей, которые звонят нашей компании. Вам я готова помочь, подсказать, передать сообщение лично или на почту и даже дать номер мобильного нужного вам сотрудника, если посчитаю, что ваше дело действительно важное. Если же кто-либо из читателей сайта узнал себя в описанных выше звонящих, можете даже не объяснять, что вами движет. Вы пока не задолбали. С первого типа я смеюсь чуть ли не в голос после того, как кладу трубку, а от злобы второго типа меня немного трясёт, но с опытом и это пройдёт.

Работаю помощником руководителя организации. Периодически звонят разного рода ребятушки из каких-то безымянных организаций и говорят, что им срочно нужен мой начальник, чтобы обсудить инвестиционные предложения и портфели.

Все такие деловые люди, прям ух, какие деловые. Но почему-то эти крайне серьезные ребята никогда не представляются. Когда по душу моего начальника звонят представители банков, они всегда говорят, кто они есть и из какой организации. А эти просто говорят: «Здрасьте, мне ваш директор срочно нужен».

Конечно, я все эти форекс-клубы не знаю по названиям, но если ты честный человек, тебе не составит труда сказать: «Здравствуйте, меня зовут Иван Петров, я из компании „Бугага-финанс“, хочу с вашим директором поговорить». Но нет же, просто «здрасьте». И «срочно дайте мне вашего директора».

Не, я понимаю, что этих мальчиков на курсах НЛП или чего-то в этом роде учат, что если ты громко и властно скажешь: «А подать мне сюда Ляпкина-Тяпкина сей же момент!» — то все тебе немедленно будет. Но нет же, мальчики. Нет! Вас таких в моем журнале звонков — штук пять-семь за месяц. И я знаю, что мой начальник форекс-клубами не интересуется. А если звонок от вашего более удачливого коллеги, сумевшего меня уболтать, попадет к нему, скажет потом: «Очередной сумасшедший звонил, тьфу».

И какого, спрашивается, черта я должна давать вам его личный сотовый телефон? Именно, что ни с какого. И от того, что вы прикрикнете, ситуация не изменится. Наоборот, я о вас еще только хуже подумаю. И увидев ваш номер на определителе (вы же обозлились, но пообещали перезвонить позже), трубку брать не стану. Ни за что.

Не знаю, на ком такая ваша методика срабатывает, но меня лично она уже задолбала.

Уважаемый продажник фирмы в сегменте В2В! Раз уж мне удалось унять дрожь ярости и прийти в себя после вашего крика души, позвольте рассказать вам, что происходит по ту сторону баррикад у нас, капризных зверьков-секретарей.

В нашем зоопарке, если он, конечно, не состоит из полутора калек, а является крупной компанией с множеством отделов и сотрудников, как правило, существует определённая иерархия и структура. Телефон, по которому звонят такие спецы, как вы, — это телефон ресепшн. Там сидят девочки-секретари, которые распределяют звонки. И не просто переключают звонящего на любой внутренний номер, который попросят, а сначала уточняют имя звонящего, наименование конторы и суть вопроса. После чего связываются с сотрудником компании, которого просят к телефону, слышат там что-то вроде: «Что? Кто это? Пусть на почту шлют, не переключай на меня!» — возвращаются к звонящему и повторяют просьбу выслать КП на почту.

И это будет повторяться ровно столько раз, сколько вы, уважаемый специалист, будете звонить. Хоть месяц, хоть два, хоть год. Потому что крупные компании имеют долгосрочные договоры с поставщиками и вотпрямщас по вашему звонку ваше предложение не примут, а если новый поставщик всё же необходим, то мы сами вас найдём, запросим КП, проведём тендер и выберем или не выберем вашу фирму.

Также девочки на ресепшн не смогут соединить вас с директором, потому что в противном случае им откусят полбашки, а соединят вас с секретарём директора, который перезвонит в отдел закупок с вопросом о вашем предложении, где услышит просьбу от закупщиков выслать КП на почту.

Если какой-то зверёк под давлением пропустит такой звонок выше к руководству, то просьбу выслать КП на почту вы услышите от менеджера или даже от директора, зверёк с откушенной полубашкой получит нагоняй, и даже если ваши услуги окажутся нужны, то всё равно будет проводиться тендер среди нескольких компаний, а ваше КП будет нужно именно в виде электронного файла. Если же услуги не нужны, то звонок будет бесполезен, хоть обзвоните всех членов совета директоров и учредителей, и ваши письма останутся без ответа, даже если вы отправите их на почту президенту компании.

Что я хотела сказать-то: в больших компаниях, где на звонки отвечают секретари, есть процедура приёма и распределения звонков, за нарушения которой по головке никого не погладят. Звоните в шарашкину контору, где дворник с директором ручкается, и там используйте свои методы давления. Задолбали!

Работал несколько лет продажником в фирме в сегменте B2B, и моей задачей было делать звонки разной степени холодности.

Меня, как и других менеджеров, сильно задалбывали секретари. Не все, конечно, большая их часть — вполне адекватные люди, которым можно объяснить простую вещь: «Мы не спамеры, мы производим продукт, который используется вами (или вы его продаёте), и мы хотим, чтобы у вас было наше торговое предложение, т. к. вполне может оказаться, что оно на порядок лучше того, чем вы пользуетесь сейчас, либо вам будет удобнее работать с нами и т. п.» Окей, 70% девушек или каким-либо способом дают делу ход, или хотя бы честно сообщают, что директор неадекватен и они с ним связываться не хотят.

Но что, чёрт возьми, делать с оставшимися 30% «церберов»? Даже если директор именно в этот момент ищет нового поставщика, а мы ему идеально подходим (реальный факт, так было), даже если мы уже работали с этой фирмой когда-то и сейчас пытаемся наладить контакты с новыми сотрудникам — неважно, ответам всегда будут либо брошенная трубка, либо хамство, либо безэмоциональное: «Вышлите своё предложение», с последующим занесением в спам.

Апофеоз маразма был, когда я устроился в небольшую иностранную фирму с узкой специализацией. На всю страну у нас было около 50 потенциальных клиентов, а конкурентов — 3−4 фирмы, и, казалось бы, здесь всё должно быть корректно: клиент — оптовый склад, должен закупить товар в пункте А (производитель, в том числе мы) подешевле и лучше, затем продать его в пункт Б (несколько сотен более мелких заказов) с наилучшей разницей в цене и получить с этого прибыль. Каждый новый потенциальный поставщик для такой компании на вес золота, ведь если он предложит чуть лучшие условия, прибыль будет больше, чем от клиента VIP. Рассмотреть такое предложение недолго, и звонки от продажников здесь ну очень редки. Секретари адекватны? Рады звонку? Ага, щас.

Оставить такую фирму в покое менеджер не может. Сегодня-завтра они могут сделать заказ и, возможно, уже ищут поставщика (веры церберам — никакой). Клиент может попасть на конкурентов, отойти другому менеджеру, а это деньги, недовольство руководства и прочие радости нашей работы.

Интересно то, что секретари-церберы неидеальны. Время от времени они пропускают продажников. Как раз тех, кто использует наиболее жёсткие методики впаривания. Причина проста: если секретарь открыт и тратит полминуты на ознакомление с информацией, то он может быть чётко уверен, есть ли смысл общаться дальше или нет, и не пропустит ненужных, в то время как установка «идти в отказ» иногда даёт сбои. Результат — логичное недовольство директора, «больше на меня не переключать» и ещё большее остервенение церберов в будущем.

Поэтому, уважаемые представители первой линии защиты начальства от спама, мечтающие быть неприступной крепостью, поймите, что агрессивные продажники существуют именно для вас. Именно под вас создаются все методики прохода через секретаря, где вы рассматривайтесь как строптивая зверушка. Если менеджер понимает, что клиент ознакомился с информацией и товар ему объективно неинтересен, он удалит ваш контакт, и в жизни вы его больше не услышите. В противном случае, он будет продолжать наседать и будет прав. Успех фирмы, рост экономики государства — это в том числе и результат эффективных коммерческих взаимодействий, поэтому менеджер, продвигающий товар (за исключением мошенников), прав, а вы — нет.

И ещё, мы все прекрасно знаем о злых директорах, которые не желают ничего видеть, и да, в таких случаях оставляем в покое. Но в то же время, прозвонив пару месяцев, люди учатся определять, когда ваши слова правдивы, а когда — нет. Не злоупотребляйте этим, т. к. профессионалы всё равно поймут.

Думаю, у многих существует стереотип: секретарь — длинноногая девочка с хорошеньким личиком и мозгами морского огурца.

Здравствуйте, я человек с красным дипломом главного вуза страны, и я секретарь.

Скажу, что моя карьера начиналась вполне удачно: после окончания университета я устроилась в крупную компанию и работала там по специальности, но грянул кризис, и я в числе прочих оказалась безработной. Посидев пару месяцев на шее родителей, я ухватилась за первую предложенную работу. Компания оказалась маленькой, работы для секретаря не так чтобы много, зарплата — в столовой хватает только на салат и гарнир без мяса. Но бесит меня не это. Бесят меня люди, которые приходят в нашу компанию.

«Эй, девка Парашка, кофею барину!» Ну, или как-то так.

Люди, ау, вы кто? Что даёт вам право говорить со мной в пренебрежительном или покровительственном тоне? Почему я должна решать ваши сугубо личные проблемы — ксерокопирование документов ваших детей, доставка забытой скидочной карточки или покупка закуски — в своё рабочее время?

Почему вы считаете, что ваш сомнительный общественный статус даёт вам право обращаться к людям, которые, по вашему мнению, ниже вас на социальной лестнице, как к крепостным крестьянам? Что даёт тебе, девочка, право хамским тоном требовать от бабушки-уборщицы прийти через час, а не мыть сейчас? Кто позволил тебе, мальчик, покровительственно «тыкать» сорокалетнему мужику-охраннику?

«У нас на всю Москву один князь, и тот говорит, что он сын конюха». Из грязи в князи?

Я сегодня попала в очень щекотливую ситуацию. Мой руководитель-немец попросил отменить телефонную конференцию с коллегой-французом, работающим в Москве, потому что, дословно, «он говно». Как объяснить теперь секретарю француза, почему с её руководителем не хотят разговаривать? Приходится изворачиваться.

А вы говорите, офисный планктон… У нас, между прочим, очень творческая работа!

Вот, казалось бы, простая задача: нужно связаться с большой-пребольшой конторой в столице, предложить им свои услуги по схеме франчайзинга, подписать пачку бумажек и начинать работать. Проблем возникнуть не должно: большая контора с энтузиазмом отдаёт свой продукт регионам, филиалы исчисляются сотнями.

Итак, на сайте есть ФИО начальника нужного нам отдела, номер телефона и адрес электропочты. Думаю, созвониться проще и быстрее — вдруг он редко в почту заглядывает? А потом, после созвона, уже отправить ему на мыло подробный рассказ о всех возможностях.

Звоню. Разумеется, номер не прямой. Начальник настолько большой, что лично снимать трубку ему, видимо, мешает нимб. Отвечает секретарша. Конечно, большой начальник прям вот щас в отпуске, но с понедельника, слава Будде, приступит к своим обязанностям. Но секретарша обязательно запишет все мои координаты, включая отчество тёщи, и его величество большой начальник сам свяжется со мной в понедельник. Отлично, ждём.

В понедельник ближе к концу рабочего дня всё-таки решаюсь напомнить о своих хотелках. На телефоне, ясен пень, снова секретарша, которая меня не помнит. Ну, не страшно — много таких страждущих в день звонит, устала, бедняга. Снова фиксирует все координаты, потому что большой начальник вышел на работу, но вот прям щас у него очень важное совещание (видимо, по избавлению от бюрократизма в работе организации), не до меня ему. Отлично, завтра свяжемся.

Как вы уже догадались, завтра ничего не происходит. Звоню сам, секретарша (ура!) меня помнит и с радостью соединяет с начальником. Тот впервые обо мне слышит (и зачем было дважды пытать меня записыванием всех моих регалий?), но готов с нами поработать. Договариваемся, что обменяемся бумажками по электронке и очень быстро всё оформим.

Отправил письмо. И вот уже вторую неделю жду ответа, как соловей лета.

Доколе?

Здравствуйте! Я секретарь у главного на предприятии численностью шесть тысяч человек. Через мою уютную светлую приёмную проходит до ста человек в день. Я люблю людей. Улыбка и доброе слово у меня есть для всех (во всяком случае, я стремлюсь к этому).

Я не буду жаловаться на «быдло» с производства — не все рабочие неадекватны, и, в общем-то, мало кто добирается до нашей башни, то есть на самый верх.

Меня не задолбали курьеры — я с ними не работаю, для этого есть другой отдел.

Коллектив в основной своей массе вменяемый. Работа нервная только изредка, если не воспринимать каждый телефонный звонок за границу как конец света. Собственно, тут бы поставить точку и порадоваться за себя, но есть одно «но».

Процентов шестьдесят моей работы — это телефонные звонки. Иногда я на телефоне по четыре-пять часов практически без перерыва. Соответственно, это в среднем десятка два звонков в час. Иногда я пропускаю звонки параллельной линии, забываю перезвонить. Бывает, что и игнорирую звонки, но крайне редко и только от тех людей, которые, как правило, звонят по пустякам. В любом случае, звонок любой срочности может быть продублирован письмом по корпоративной почте.

Большинство относится с пониманием к тому, что иногда я не могу говорить. Но есть две категории, которые меня… расстраивают.

К первой относятся те, кто начинает свой разговор со слов: «Никак не могу до вас дозвониться». Дражайшие, какую смысловую нагрузку несёт этот ваш, так сказать, месседж? За четыре года работы на этой должности я так и не смогла понять, как на это реагировать.

Обычно выдерживаю паузу, если это телефонный разговор, или улыбаюсь и киваю, если личный. Ещё веселее, когда люди пытаются дозвониться, когда я в отпуске (к сожалению, система автоответа предусмотрена у нас только в почте). Через неделю звонков они всё-таки пишут мне гневное письмо и… получают информацию, что я в отпуске до такого-то числа, а замещает меня Маша Иванова. И понимают, что сами себе злобные буратины и уже давно могли решить все свои вопросы.

Тут принято отвечать на истории. Может, кто объяснит, чего же всё-таки ожидает человек, произнёсший волшебную фразу?

Кстати, когда я отвечаю, что, мол, вы знаете, я перезванивала, но тоже не дозвонилась, люди почему-то начинают злиться. Все такие непогрешимые и в то же время доступные, что аж завидно. Одна вполне себе серьёзная дама устроила форменную истерику. Было неприятно и некрасиво.

Но если с этими негодующими ещё можно мириться, то людей из второй категории я не понимаю вообще. Это коллеги, которые пытаются что-то мне сказать, когда я говорю по телефону. Причём видя, что я занята, они начинают шептать, делать большие глаза и размахивать руками, видимо, для того, чтобы я лучше поняла, что им от меня надобно.

Нет, ребята, вы серьёзно?

Во-первых, влезать со своим супернеотложным делом, когда человек уже говорит по телефону — это не очень вежливо. Это простительно только моему непосредственному шефу, но он — вот чудеса! — как правило, ждёт, когда я закончу разговор. Кстати, это может быть разговор с секретарём его руководства за границей.

Во-вторых, когда вы начинаете шипеть и отвлекать меня, я в итоге не слышу ни вас, ни человека на том конце провода. Я вынуждена затыкать одно ухо и просить говорящего повторить всё, что он сказал. Иногда несколько раз. Особенно неловко, когда собеседник до этого произнёс монолог минуты на три. А что же вы? Вы психуете, обижаетесь, фыркаете и хлопаете дверью? Делайте, что хотите, но после такого вы в приёмную директора уже не войдёте. Нам здесь нетерпеливые психи не нужны.

И в-третьих, люди, что такого у вас важного, что вы не можете подождать две-три минуты? У меня есть красивые креслица кожаные, можно посидеть, отдохнуть и почувствовать себя большим боссом.

Иногда я делаю исключение и всё-таки отрываюсь от телефонной трубки, делая соответствующее лицо. Что же я слышу? Что мы горим? Кто-то умер? Началась Третья мировая? Вовсе нет.

— А где тут копию сделать можно?

— Документы подписаны?

— Где здесь туалет?

— А как пройти в отдел кадров?

— Мне факс отправить! Срочно!

Зараза… Задолбали!

Работаю одним из двух маркетологов в региональной IT-компании, штат примерно 50 человек. В моих прямых обязанностях — организация туевой хучи мероприятий, как внешних (семинары, круглые столы), так и внутренних (корпоративы, ага). Доходит до пяти-шести за месяц.

Мероприятия — это огромная работа сама по себе. Заказать помещение, оборудование и еду, набрать аудиторию, следить, чтоб всё было чики-пуки, на выходе народ опросить, узнать, всё ли понравилось. Потом ещё новость написать и в тырнет выложить.

С внутренними ещё круче. Надо обязательно народ веселить: сценки ставить (и сценарий написать, и сыграть), конкурсы придумывать. И всё сами, сами. Денег на приглашённых организаторов никто ни копейки не даст.

А помимо мероприятий есть поиск сувенирки, обязательно самой мегакреативной, но мегадешёвой, разработка макетов листовок-буклетов, наполнение трёх сайтов и четырёх групп в соцсетях, заказ новогодних подарков для клиентов и сотрудников и сортировку этих подарков по пакетикам, написание бесчисленных поздравлений-приглашений, выпуск информационной ежемесячной рассылки клиентам и ежеквартального журнала для сотрудников, придумывание акций для продвижения разных услуг и проведение конкурсов среди сотрудников, красивое оформление разных бумажек для менеджера по персоналу и коммерческого отдела, поездки к детям-инвалидам с подарками от лица компании каждые три месяца, написание статей о компании в интернет-СМИ, анализ качества, разработка всяких внутренних кодексов и презентаций, выполнение сиюминутных бзиков не всегда адекватного руководства («А давайте на лестнице гирлянду из шариков повесим! Только я денег на неё не дам, шарики у нас есть, сами скрутите!») и ещё куча всякой всячины. Работы немало, а для более чем скромной (даже в рамках компании) зарплаты — так и вовсе объём непомерный. Но задолбало меня даже не это. Даже интересно, когда такая движуха.

Чтоб жизнь мёдом не казалась, я ещё и сижу в приёмной. Встречаю гостей, отвечаю на входящие звонки. «Маркетинг же у нас ничем не занят»… А со следующей недели я ещё и должна буду работать до 18:30 (хотя официальный рабочий день в компании до 18, а в договоре вообще 17 прописано). «А то клиенты после 18 звонят, а у нас офис будто вымер».

Последняя капля. Задолбали. Увольняюсь.

Работаю офис-менеджером в одном из офисов крупной компании. Очень удивляют часто попадающиеся в сети (в том числе на этом сайте) выплески негодования других офисных «хозяек» на тему «я вам что тут, и швец, и жнец»? Если ты не секретарь, а именно офис-менеджер, то вообще-то да. В небольших фирмах функции секретаря и офис-менеджера действительно часто выполняет один человек, поэтому бытует мнение, что офис-менеджер — это такое модное наименование той же секретутки. На самом деле разница есть, и разница эта принципиальна. Секретарь работает непосредственно с руководителем. Планирование рабочего дня, встреч и поездок, бронирование билетов и гостиниц, чай-кофе, встреча посетителей — кроме того, секретарь зачастую сопровождает своего руководителя в командировках.

Для офис-менеджера же отлучаться из офиса даже на лишние пару часов — абсурд. Собственно, если секретарь фокусируется на одном человеке, то зона ответственности офис-менеджера — весь коллектив. «Обеспечение жизнедеятельности офиса» — фраза, часто мелькающая в текстах вакансий — вовсе не пустой звук. Нормальное функционирование буквально всего, что окружает драгоценных коллег — наша прямая обязанность, поэтому да, если кто-то не может разобраться, как пользоваться принтером, то это твои проблемы, а если ты не заказала вовремя воду и печенье, то это твоя вина. Да, печенье оплачивает компания. Она же платит тебе зарплату, чтобы ты следила за запасами вкусняшек на кухне, а не хамила голодным коллегам. Офис-менеджер — это руководящая должность, в его подчинении находятся водители, курьеры, уборщицы, в некоторых компаниях даже системный администратор. Плохо работает вентиляция, в окно залетел голубь, сломался принтер? Почему этими проблемами должен заниматься кто-то другой? Лично я не вижу ничего зазорного в том, чтобы протереть пол, если вдруг кто-то наследил, а уборщица уже ушла, или сбегать в магазин за сахаром, если опаздывает доставка.

Но нерациональные требования, конечно, тоже бывают и очень, очень задалбывают.

Я уже десятки раз пожалела о том, что в момент устройства на работу похвасталась знанием двух европейских языков.

— Позвони в Гонконг и узнай, как мне открыть счёт в их банке.

— Свяжись с бразильскими логистами и выясни, на каких условиях они согласны работать… С какими бразильскими логистами? Как с какими? Ну, найди в Гугле каких-нибудь, что ты такая беспомощная!

— А переведи мне вот десять страниц техдокументации, только срочно.

Ребят, услуги переводчика в мои обязанности уж никак не входят.

— Н., почему ты уже две недели не возвращаешь мне подписанный договор?

Ну, я даже не знаю. Наверное, потому что вы кинули его в кучу бумаг на моем столе без каких-либо идентификационных признаков? Вас в офисе двадцать человек, из которых подписывать свои бумажки умеют трое. Я не телепат. Я вам регулярно заказываю красивые разноцветные стикеры специально для этой цели, но вы их почему-то усиленно экономите.

Дедлайны. Классика. Весь месяц можно не шевелиться, чтобы в последний день отчётного периода завалить офис-менеджера килограммами бумаги, которую нужно отправить срочно, вот прям сейчас. Если курьер в итоге простоял на почте с этим добром до десяти вечера и всё равно отправил не всё, то виноват либо он, либо офис-менеджер, потому что беленький няшный бухгалтер постарался и сдал отчёт аж за полдня до крайнего срока.

Добил коллега, который три дня кряду дёргал меня с просьбой помочь структурировать архив. На такую масштабную помощь времени у меня не было, поэтому я отмахивалась, пока сегодня не выяснилось, что несчастному надо было всего-то напечатать этикетку и наклеить её на новую папку. Три дня мальчик маялся и играл на планшете, ожидая, когда же у меня появится время сделать это тяжёлое дело за него.

Задолбали!

Работаю в небольшой уютной компании. Как и всем, нам порой звонят с предложениями самых разных товаров и услуг.

Пару недель назад мне на сотовый позвонила девушка, предлагавшая услуги сертификации. Вещь в перспективе нужная, но для нашей компании не горящая, так как уже оформленные сертификаты действуют ещё целый год. Я ответила ей, что этим вопросом занимается мой начальник, в данный момент он в отпуске, на работу выйдет в пятницу такой-то недели либо в понедельник следующей, и что в первые дни после отпуска его лучше не беспокоить.

Второй звонок раздался в пятницу — предполагаемый первый рабочий день шефа. Я снова спокойно объяснила девушке, что из отпуска он пока не вышел, лучше будет перезвонить через неделю.

Третий раз телефон зазвенел — бинго! — уже в понедельник, в 9:07 утра. Девушка рассчитывала, что руководитель на седьмой минуте своего первого рабочего дня после длительного отпуска не найдёт более важных дел, а сразу примется изучать коммерческие предложения. Конечно же, за время отсутствия не накопилось никаких вопросов, которые требуют его внимания. Ему неинтересно текущее положение дел в компании, заключённые договоры, объём продаж, находящиеся в работе крупные заказы. Он первым делом хочет слышать её!

Признаюсь, я уже плохо скрывала своё раздражение. Пришлось ответить, что вотпрямщас у шефа нет времени её выслушивать (а на самом деле начальника и на рабочем месте-то ещё нет). Девушка залепетала: «Да-да-да, хорошо, перезвоню через недельку», — и быстренько попрощалась, а я со спокойной душой занесла её в чёрный список. Через недельку её ждёт сюрприз.

Запомните пару простых вещей, надоедливые продаваны.

В первую очередь сотрудники занимаются теми делами, которые приносят их конторе деньги. Они отвечают на поступившие заказы, рисуют чертежи и схемы, отправляют коммерческие предложения, выставляют счета, формируют заявки на склад. Это приносит фирме деньги, которые она в дальнейшем сможет заплатить вам за вашу, безусловно, ценнейшую и уникальнейшую услугу.

Исходя из первого пункта: не звоните в понедельник и вообще в первые минуты рабочего дня, не звоните за пять минут до обеда, во время и сразу после него, не звоните за минуту до шести вечера. Безусловно, неотложные дела могут возникнуть и в другое время, но в указанные периоды с вами не будет говорить почти никто и никогда.

Не нужно настаивать на общении, если с вами не готовы разговаривать сию же минуту и ясно об этом сказали. Перезвоните в то время, о котором договорились, а не раньше на неделю, день или полчаса. Поступая иначе, вы показываете себя бестактным человеком, с которым вряд ли захочется сотрудничать. Наши логисты, а также поставщики картриджей, горячих обедов и прочего нашли нас сами с помощью обзвона. Порой вы предлагаете действительно нужные вещи, но только будьте чуть тактичнее, окей?

Решила я тут к весне немного преобразиться и сделать мелирование. Предварительно узнала стоимость процедуры в моём любимом салоне по телефону. Администратор на ресепшне была новенькая, так как ни я её, ни она меня по имени-фамилии не узнала, и я уточнила на всякий случай, что волосы длинные и густые, и обычно с меня сдирают двойную плату за материалы. Дева бодро подсчитала: две тысячи рублей.

Итак, в назначенный час я направилась навстречу новому образу. Пока ждала мастера, решила на всякий случай уточнить стоимость. И тут начался цирк с конями. Ой, волосы длиннющие и густые (новости-то какие!) Это ж три порции, не меньше! А потом ещё тонировать, концы надо подровнять, а то ужас-ужас, а не волосы! Какие у нас профессиональные администраторы пошли нынче… Ну, давайте, считайте, сколько будут стоить мне все эти удовольствия. Мадемуазель деловито защёлкала на калькуляторе и с улыбочкой озвучила сумму в восемь тысяч. Я обалдела, отказалась от дополнительных ништяков и попросила сделать мне просто мелирование за две тысячи, как мы и договаривались по телефону. Очаровательные глаза округлились, и на меня обрушилось примерно следующее:

— Мы с вами ни о чём не договаривались, вот у меня не записано даже ничего, я ни о каких двух тысячах не говорила, у нас салон, таких цен и в помине нет…

Голос плавно перешёл на дельфиний ультразвук. Стою у её стойки и чувствую себя нищебродом: припёрлась, дескать, в приличное заведение и выпрашиваю. Я уже было направилась на выход, как подоспела моя мастер и вмешалась в разговор. Я описала трагикомичность ситуации: так и так, располагаю двумя тыщами, а тут вон и волосы длинные, да ещё и соломой, денег таких в помине нет, что делать, куда податься? Мастер пообещала сделать всё в лучшем виде за мою скромную сумму. Администраторша с гордым видом ретировалась.

Цвет получился отличный, большое спасибо моей фее! Занимательная арифметика уже почти забыта — и вот я, окрылённая, несу свои деньжата на стойку ресепшна. Наша бухгалтер от лукавого выдаёт:

— Ну, ты же понимаешь, что две тыщи — это очень мало, но раз у тебя больше нет — так и быть, давай.

К сожалению, я не нашлась, что бы такого едкого ей ответить, да и не едкий я человек. Но вот у меня один вопрос к хозяйке салона: вам эта леди точно нужна на ресепшне? И второй вопрос, риторический: это вообще что было?

Всем привет. Я — тот самый незаметный сотрудник двадцати лет от роду, который сидит в кабинете начальника и записывает всё, что ему говорят. К слову, начальник — хороший и адекватный человек, максимум внерабочих заданий — сварить кофе или отправить личное письмо по электронке. Золотой человек, прекрасный руководитель. Но как же задолбали некоторые его клиенты!

Да, я для всех «маленькая», к тому же — секретарь (вообще не работник, а так, ага). Но это не повод переходить на личное общение с первого взгляда, «тыкать» или интересоваться, закончила ли я вообще школу. Вопросы про отношения с начальством — вообще самые любимые и популярные. Конечно же, я сплю с человеком, который мне в дедушки годится, ведь все секретари так делают.

Зачем здороваться с тем, кого почти не видно за компьютером? И плевать, что для каждого заходящего в кабинет я выдаю Ослепительную Улыбку №  1 и громко и чётко произношу: «Добрый день!»

— Не хочешь найти новую работу?

А что вы мне предложите, с моим-то минимальным стажем и вечерним обучением в вузе? Может, к себе в «ТрансНефтьГазАлмаз» возьмёте? На логичный ответ, что меня и здесь всё устраивает, вы качаете головой и говорите: «В нашем мире без амбиций нельзя». Ну, хорошо.

— Эй, как тебя там, Оля, сделай кофе, я пока твоего начальника подожду у вас в кабинете.

Я, конечно, сварю, но… Вы, простите, кто? В холле уютные диванчики, не хотите ли там подождать? И да, меня зовут Аня. В ответ слышу:

— Тебе какое дело, я ж не знакомиться с тобой пришёл!

Ребята, хорош! То, что я сильно моложе вас, зарабатываю гораздо меньше и не живу в своём коттедже, не повод относиться ко мне как к не-человеку.

Не надо доводить «маленького человека», а то так и кофе отравиться можно.

Руковожу небольшой фирмой. Занимаемся радиосвязью (антенны, рации и прочая связная ересь) и монтажом всей этой фигни. Клиенты бывают разные, в том числе весьма курьёзные.

Работаем с объектами муниципалитета, в частности, с рыбным хозяйством Энского района. Они набрали оборудования на N килорублей и залегли на дно, как заправские сомы. Директор рыбхоза просто перестал брать мобильник, а на городской посадил секретаршу. Не знаю, может быть, в жизни она прекрасный человек исключительных качеств, но как работник — классическая «мышка-хвостик-бантиком». Бывает у некоторых руководителей такая привычка — отдавать под растерзание молодого сотрудника.

В стопятисотый раз звоню по долгам:

— Да! Здравствуйте, я вас помню, — отвечает секретарша.

Ещё бы. Твой начальник мне руки по сроками выполнения заказа руки выкручивал аж до хруста.

— Когда ждать денежку?

— Ну… Мы оплатим. Правда оплатим.

Девочку жалко: я её уже третий месяц мучаю.

— Что, совсем всё плохо?

— Начальник обещал. Он пойти должен к Пихал Метровичу (чиновнику Энского района), и тот обещал, что даст деньги. Ну, в крайнем случае натурой отдадим!

— (Мысленно представляя реакцию своей жены, нашего главбуха.) Это как?!

— Ну, продукцией. Карасём там, язем. (Телефон на громкой связи, сзади раздаётся вопль нашего сисадмина: «Яяяяязь!») Леща дать можем… (Офис начинает валяться по полу от хохота.) В общем, рыбой!

Главбух поднимает голову от бумаг, в которые уткнулась от смеха:

— Раком! Только раком!

* * *

В общем, через неделю рыбхоз приехал мириться. Привезли документы, оплатили счета и напоследок передали пакет килограммов на десять. Открываем — а там, конечно же, раки. Штук пятьдесят, наверное. Усатые и злые, как налоговая.

* * *

Многие жаловались на клиентов, на заказчиков. Наверное, каждому, если поискать, на книгу наберётся жалоб. Мне тоже. Прессуют все и всех. Но вот валить все проблемы на других не до конца правильно. Сволочь навсегда останется сволочью, это правда. Но я желаю всем задалбываться только от открывания конфет и борьбы с трудным замком лифчика любимой женщины!

У нас тут, как вы метко выразились, не Сбербанк. Поэтому у меня (акционера, члена правления и совета директоров) всего трое подчинённых. Это не значит, что можно не работать или плохо выполнять свои обязанности.

Девушки, я понимаю: кроме своей зарплаты, вас тут мало что интересует. Меня же, как совладельца, перспектива отзыва лицензии не радует. Именно поэтому я и заменил Сергея Алексеевича на должности начальника отдела. Я очень хорошо к нему относился и отношусь, именно поэтому я его рекомендовал в региональное отделение ВТБ24. У меня там много знакомых, могу порекомендовать и вас, тем более что, похоже, нам вместе не работать. Не хотите в ВТБ24 — могу в РСХБ: директор регионального представительства — мой хороший товарищ, не думаю, что он мне откажет. Это крупные банки, о которых вы все вздыхаете.

За пять месяцев мне стало ясно, что мы не сработались. Настоять на оргштатных мероприятиях было нетрудно, поэтому…

Катя, вас сокращают потому, что секретарь мне не нужен, а ваше образование и нежелание учиться не дают вам заметных плюсов. Ваш стандартный день — ответить на десяток звонков, рассортировать полсотни писем и принести кофе одному или двум моим посетителям. Всё. 15000 рублей за это мало? Не уверен. Вы заняты дай бог полтора часа из восьми, причём бывает так, что когда вы нужны — вы где-то бродите. Не знаю, зачем Сергей Алексеевич настоял на приёме вас на работу. Мне не нужны ни вы, ни вообще ваша должность в том качестве, в котором она существует сейчас. О сокращении вы предупреждены.

Вика, вас тоже сокращают. В этом, на мой взгляд, виноваты только вы. Если руководитель ждёт своего помощника для решения вопросов — это ненормально. Да, ненормированный рабочий день, от установления которого вы уже несколько раз отказались. До свидания, Вика. Какие документы и аналитику вы сможете подготовить, если вы приходите на работу тогда, когда торговые площадки уже закрываются? Не ваши проблемы? Согласен, поэтому должность помощника сокращается, вводится должность менеджера по контактам. Ненормированный рабочий день, дополнительные обязанности, 25% добавки к окладу плюс совсем другие бонусы. Вам эту должность предлагали, вы от неё отказались.

Лиза, вы меня удивляете! Профильное образование, опыт работы. Мне говорили, что вы рассчитывали сесть на моё место? Рано вам ещё, послушайте специалиста с двадцатилетним стажем. Ответственность, ответственность на себя надо брать! Где ваши предложения, где анализ, где созидательная деятельность? Помогаете Вике готовить бумажки? Это немного не то, что ожидалось от человека на вашей должности. Вам действительно стоит подумать над переходом в крупный банк — там ваша исполнительность будет кстати. Рекомендую подумать над этим, если не будете менять своё отношение к делу. Предложение о рекомендациях — в силе.

Это вам мои советы. По-хорошему. Не надо злопыхательствовать и желать нам банкротства и отзыва лицензии — этого не будет, рост прибыли вы могли ощутить по своей годовой премии. Надо просто принять, что вы не подходите для работы в конкретной должности, в конкретном месте и при конкретном руководителе. Удачи вам!

Здравствуй, тролль-острослов! Вот мы и встретились. Я — та самая «Людочка», «секретутка, через которую продажнику надо пробиться, чтобы поговорить с кем-то более компетентным», а вернее — секретарь организации.

Сейчас, мой милый дружок, я открою тебе одну тайну. «Компетентным сотрудникам» на йух не сдалась та хрень, которую звонящий продажник милостиво изволит предложить. Откуда я это знаю? Да оттуда, что таких вот предлаганцев за недолгое время моей работы были десятки, а то и сотни. И результат всегда один.

Ещё один секрет. Я работаю в консалтинговой компании. Мы ведём бухгалтерский учёт почти полутора сотням компаний — в основном мелких ипэшечек и ооошечек. И во всех базах наш телефон указан как телефон этих компаний. Фирмы уходят и приходят, а наш телефон остаётся. Нет, продавун, я не соединю тебя с Иваном Ивановичем. Почему? Да потому что я понятия не имею, кто он такой. Видимо, один из обладателей забавной рожи на ксерокопии паспорта.

Нет, ты можешь, конечно, выслать своё коммерческое предложение нам по электронке. Но только оно моментально отправится в корзину. Потому что мы — бухгалтерская фирма, нам не нужны шторы, шины, апельсины, попугаи по оптовой цене и асфальтоукладочный каток. А пересылать твои фитюльки клиентам я не обязана.

Так что, мальчики и девочки, засуньте ваше ЧСВ поглубже и ищите счастье по следующему номеру вашей базы.

Милая девушка! Если в твой офис пришёл посетитель и задаёт тупые (на твой взгляд) вопросы, просто ответь на них. Поверь, у него могут быть причины. Наверное, ты хотела сказать грубость, но чудесным образом угадала: да, я действительно живу в лесу. И в этот самый офис в этом самом чудесном городе я пришёл только потому, что он один из ближайших к моему лесу.

Нет, я знаю порядок оформления документов — возможно, даже лучше тебя, потому что я работаю с первоисточниками, нормоустанавливающими документами. Просто я не знаю, где в этом чудесном городе находятся те или иные организации и как конкретно ваша компания с ними взаимодействует.

Да, возможно, любой пятилетний местный житель знает об этом больше меня. Возможно, тебя это удивит, но вокруг в часе езды находится ещё штук пять разных городов, каждый со своими особенностями. Поэтому просто ответь на заданный вопрос и не умничай, а то получается глупо.

Нам, жителям леса, в общем-то, всё равно, в какой город ехать. В конце концов, мы можем поехать вообще в столицу, где находится головная контора вашей компании, просто это лишние полчаса. Не лучше ли будет решить вопрос где-то поближе? Хотя в последнее время я что-то засомневался…