Деловая переписка

Во многих организациях сложилась своего рода культура работы с документами, их оформлением, пересылкой по электронной почте. И важно заметить, что эта культура хорошо способствует и внутренней работе коллективов. Например, электронная почта до сих пор является рабочим инструментом для информирования сотрудников, пересылки материалов, обсуждения рабочих моментов и планирования мероприятий.

Письмо по электронной почте можно в зависимости от нужд сделать длинным, коротким, подробным, сжатым и так далее. Можно прикреплять вложения, ссылки и прочее. Обычно так и складывается культура рабочей Е-мэйл-переписки, подразумевающая довольно простые правила и рекомендации, позволяющие не тратить время и силы и сразу включаться в рабочий процесс.

Такая же культура присутствует и при оформлении документов. Нет, речь не о ГОСТах, а о том, чтобы с документом человеку было удобно работать независимо от его специализации, возраста и прочего. Чтобы он мог легко и быстро разобраться в тексте, найти те места, которые он должен редактировать и так далее.

Но всегда можно найти обходные пути и задолбать как минимум одного сотрудника своими привычками в работе. Приведу краткую инструкцию, объясняющую, как это сделать.

Начнём с электронной почты. Для начала можно не указывать ничего в теме письма. Хотя, вообще-то, это уже прошлый век, и людей это не особенно раздражает. Пишите в теме письма свою фамилию. Только её и всё. Не пишите, о чём письмо. Можете ещё название организации написать, особенно если вы шлёте письмо с почты на корпоративном сервере другому сотруднику этой же организации, у которого тоже почта на этом же сервере. А вдруг он забыл, кто вы и откуда, тем более, что вы с ним целых полчаса не общались? И вообще всем пишите письма с этой одной-единственной темой. Фамилия и название организации.

Не пишите длинного письма. Отбросьте эти приветствия и прочую дребедень. Напишите просто: «[имя сотрудника]! Отправляю [материал]". Всё. Не пишите лишнего, не пишите, что это за материал во вложении и что нужно с ним сделать. Просто берите телефон, звоните этому сотруднику и объясняйте, это всё в устной форме.

Воздержитесь от ненужных подробностей и сформулируйте задачу максимально расплывчато, он всё должен понять сразу, не маленький. Кстати, звонить лучше именно после отправки письма, а не до. И ставьте как можно более краткие сроки выполнения независимо от объёма. Что? У сотрудника есть параллельно несколько дел? Ничего, подвинет их, вон, пусть начальника попросит.

Наконец, высшим пилотажем будет набрать сам текст письма в документе Word и отправить его вложением.

Теперь о материале. Не заморачивайтесь его качеством и удобством его восприятия. Если в документ нужно вставить какую-либо графику, то делайте это через множественный print screen в пэйнте, чтобы в итоге на графиках и диаграммах невозможно было разглядеть ни значений, ни подписей.

При этом, конечно, в поставленной сотруднику задаче требуйте, чтобы из этого добра он сделал конфетку — максимально улучшил, а то и вообще перерисовал графики. Что-что, он решил сделать графики сам и попросил прислать исходные данные? Ещё чего! Можете вообще их удалить. Так и ответьте ему, что удалили их, а если вы сами не помните, где они у вас лежат, то и не ищите. Пусть работает с тем, что есть.

Если же вы данные всё-таки решили отправить, то тут два пути. Если это текстовый файл с разделителями — можете сделать его скриншот, вставить в Word и отправить вордовский файл. Разберётся, не маленький. Если данные бинарные — просто отправляйте их письмом, как мы уже говорили, не сопровождая никакими пояснениями, как это открывать.

В документах Word не стесняйтесь вставить побольше пробелов между словами, чтобы расположить их на строчках равномерно. Можно ещё форматировать отступы пробелами. А ещё можно форматировать колонки текста этими же пробелами. В редакторе формул набирайте формулы с разрывами, лишними надстрочными и подстрочными знаками и самыми неочевидными обозначениями.

Если кто-то попросит вас что-то переделать, то просто приводите на всё один главный аргумент — «я по-другому не умею!» Наплевать, что есть люди старше вас, которые освоили всё это по-нормальному. У вас собственный стиль работы. А возможные проблемы с данными, задержки во времени и прочее, что приходится после вас разгребать и переделывать — это отличный опыт для молодёжи и вообще увлекательное занятие!

И вообще не думайте о том, кого и чем вы задолбали.

Работаю на приёме документов от физических и юридических лиц для оказания им одной очень важной и требуемой всем услуги. Мы не МФЦ, не Госуслуги, а компания-посредник. Можно, конечно, сделать всё самому, но придётся объездить несколько организаций, а итоговый результат всё равно должен быть заверен подписью и печатью авторизованного центра.

Из пакета документов, предоставленного клиентом, формируются заявки в государственные органы и некоторые организации, после чего приходят от них ответы. На основании этих ответов формируется и результат услуги, который за нашей подписью выдаётся клиенту.

Так вот, уважаемые клиенты. На сайте, в офисе и даже перед окном приёма документов есть чёткий перечень требуемого. И жирным по белому написано, что комплект должен быть полным. Для ускорения просим иметь копии и оригиналы для сверки, но если нет — не беда, сделаем копии сами.

1) Принести десяток копий без оригиналов. «А что такова-то?» Один раз наткнулись на то, что клиент предоставил копию старого паспорта, который у него украли, и теперь этот паспорт числится в розыске. Долго разбирались, когда его нам предоставили. Клиент сказал, что просто забыл дома паспорт, ему поверили. А в итоге всё вылилось в разборки с МВД. В итоге в оказании услуги клиенту было отказано госорганами. А виноваты оказались мы. Написано жирным: «Без оригиналов копии не принимаем», — нет, каждый второй пытается так сделать.

2) Принести неполный пакет документов. Объясняем, что если не будет хотя бы одного документа — в услуге будет отказано, и не нами, а Госорганами. Мы говорим — мы же экономим ваше время и деньги. «Нет, возьмите то, что есть, я плачу, я клиент, я всегда прав». Хорошо, но когда приходит отказ, почему вы говорите, что виноваты мы?

3) В последнее время принимаем предзагруженные документы на сайте. Чётко написано — формат только PDF, разрешение не менее 600×600, никакого редактирования. Всё передаётся по защищённым каналам связи и удаляется с наших серверов. Но нет… Обязательно надо прислать еле видную копию того же паспорта в каком-нибудь BMP и по диагонали написать: «ПЕРЕДАНО НА САЙТ … ДЛЯ ОКАЗАНИЯ УСЛУГИ…», да ещё и обязательно номер замазать. Или, например, копия страницы с пропиской и надпись на весь лист ручкой: «КВАРТИРА ПОД ОХРАНОЙ, НИЧЕГО ЦЕННОГО НЕТ, ГОСТЕЙ НЕ ЖДУ». А виноваты, конечно же, мы, которые вот спят и видят, как по чёрно-белой невнятной копии взять на кого-нибудь кредит, подделав подписи. Ах да, замазывание или исправление подписи на копии паспорта, даже подписи паспортистки — любимое развлечение всех и вся.

4) Написано, что для ускорения бумажные копии можно сшить и сделать опись по форме. Никто этого не делает, зато обижаются, что в этом случае им приходится ждать. На моей памяти не встретился ни один клиент, который принёс бы всё без проблем. Главное — я плачу, значит, делайте вы, а я буду сидеть и ждать. При этом матерясь — почему так медленно, почему так долго ждать.

5) Получение результата. Чёрным по белому написано, что выдаётся лично по предъявлении паспорта или нотариальной доверенности. Оговорюсь что режим работы у нас специально для людей — до 21 часа, включая выходные. То есть при всём желании любой человек сможет посетить нас в свободное от своей работы время. Но нет же, постоянно приходят забрать «для того-то», без доверенности, и очень обижаются на отказ. А звонки «приедет мой друг, знакомый, коллега, отдайте ему, я клиент, я всегда прав». Один раз уже выдали не тому, после чего были разборки и введено данное правило. «Ну это же я прошу, проблем не будет», — тот так же говорил, тем не менее устроил проблем на целый год.

Что сложного просто выполнить регламент, раз услуга такая популярная и вы хотите получить её как можно скорее? Что мешает заранее подготовить пакет документов, сшить его, сделать опись, приехать с оригиналами, сдать, это займёт минуту. А затем в любое удобное время приехать самому с паспортом и за минуту получить результат?

Зачем всё усложнять? Задолбали.

А меня задолбало понятие «работа в режиме многозадачности», продвигаемая активно в среде «эффективных» менеджеров. Спрашивают — умеете ли вы выполнять несколько задач одновременно?

Да, видимо, я восьмирукий Шива и Гай Юлий Цезарь в одном лице. Как и большинство «достойнейших из кандидатов», которых они соизволят выбрать на зарплату в один официальный МРОТ.

Как это выглядит на практике? Вот, например, ты специалист отдела закупок. По должностной инструкции я должна участвовать в закупках, то есть планировать и подтверждать, готовить все документы, при этом, не забывая о прибыли компании. Это огромный и трудоёмкий процесс, и любая запятая в документах может быть оспорена конкурентами. И вот приходит начальник:

— Нам нужно за час подготовить документы по закупке ХХХ, там многомиллионный контракт, получишь премию от выручки, разумеется.

Бросаю всё, начинаю заниматься только этим контрактом. Через час:

— А ты почему до сих пор не сделала контракт YYY? Сегодня срок подачи заявок. Но пока займись контрактом ZZZ, он нам нужнее. А там ещё ААА на подходе.

— Простите, а как же ХХХ и BBB?

— А ты что их до сих пор не сделала?

— Так мне каким заниматься-то?

— Всеми! ты должна уметь работать в режиме многозадачности, то есть делать сразу 7−8 контрактов. Одновременно, понятно???

— Я не Юлий Цезарь, качественно один человек может заниматься только одним делом одновременно, даже компьютер в один момент времени может выполнять только одну операцию.

— Значит надо работать эффективнее компьютера, а ты просиживаешь штаны. Вот прошёл рабочий день, а у тебя не сделано ни одного контракта до конца. Будешь лишена премии.

— Да я лучше уволюсь.

— Твоё право, за воротами очередь из молодых, а они все умеют работать в режиме многозадачности, так что оставайся после работы и доделывай всё, завтра без сделанных контрактов не приходи.

И что вот это такое было?

Моя задолбашка банальнее некуда — задолбала начальница. Точнее, одна конкретная особенность, из-за которой работать с ней, при всей её адекватности, просто невыносимо. Если кратко — шеф читает жопой. Жопой она читает. Шеф в целом хорошая, но жопой читает она.

Самое забавное, что деятельность нашей организации регламентирована методичками от и до. Буквально на каждый чих есть инструкция. Только вот незадача — шеф трактует методички тем же местом, что и читает. И трактовочки у неё… ммм… своеобразные. В духе переводов Гоблина, в том числе и по количеству мата.

И из-за этого примерно раз в неделю повторяется одна и та же ситуация: сижу я себе на работе, никого не трогаю, починяю примус, пока идиллия не нарушается начальственным рыком. Вздыхаю, топаю разбираться. Далее происходит следующий диалог — каждый раз слово в слово, с незначительными вариациями:

—  У тебя вот тут косяк.

Тычет в документ.

—  Где именно? Всё по методичке.

—  Нет, в методичке написано А, а у тебя здесь Б.

—  А — это алгоритм для ситуации 1, а в документе ситуация 2, для которой характерны Б, В и Г, в зависимости от сопутствующих факторов.

Шеф в лучшем случае требует методичку, но чаще просто переходит на ультразвук.

Я иду за методичкой, с горем пополам доказываю свою правоту и заново распечатываю документ, потому что начальница успела исчеркать его красной ручкой.

В остальном, повторюсь, человек более чем адекватен. Но задалбывает неимоверно. Уволиться, что ли…

В школе меня раздражало, что на доклад всегда давалось ограниченное время. На пяти минутах начинали подгонять, на семи минутах просто прерывали. Я не понимала, как можно в пять минут уложить такое огромное количество информации и почему я не могу рассказывать дольше, ведь я рассказываю интересные факты. Потом я подросла и поняла, что учителю всё равно, насколько интересно я рассказываю, ему нужно в урок уложить максимум учеников. А потом я подросла ещё и поняла, что для меня умение умещать в ограниченное время максимум информации тоже очень полезно. Теперь меня раздражают люди, которые имеют возможность подготовить информацию в ёмкое сообщение, но то ли не умеют этого, то ли специально не делают.

Коллега позвонила проконсультироваться по моей задаче. Отвечаю ей, что готова ответить на любые вопросы, и тут начинается: «У тебя была заявка, кажется, в феврале. Ой, или вообще в том году? Неважно, мы обсуждали её на том совещании, где постоянно связь разрывалась, помнишь? Не помнишь? Ладно, у меня где-то её номер был записан» — дальше следует двухминутное шуршание бумагой, которое я прерываю просьбой описать суть заявки, я свои последние заявки хорошо помню. Конечно, описание занимает ещё минут десять, по которому я вообще ничего не понимаю. В результате прошу её найти номер моей заявки, сформулировать, что конкретно она хочет узнать, и прислать сообщением, а я позже перезвоню. Десять минут жизни в трубу, потому что человек не удосужился заранее разобраться и сформулировать, что ему от меня нужно.

Мама звонит пригласить на постановку, ей на работе подарили два билета. Задаю стандартные для такого приглашения вопросы: когда, куда, что показывают и кто играет. Мама не знает, потому что билеты оставила на работе. Прошу её вернуться к этому вопросу позже, когда выяснит. Созваниваемся на следующий день, мама всё выяснила: «Спектакль будет не в театре, а в одном из наших ДК, видимо не смогли договориться со зданием театра, но ДК — это тоже неплохо. Ну ты знаешь этот ДК, который на улице Ленина, только не на площади, а там немножко во дворах, если на площади Ленина свернуть налево. В смысле площадь Ленина не на улице Ленина? А, ну да. Ой, может не на Ленина, а на Маркса, вечно путаю. Не помню точно. Как называется ДК? Не знаю, забыла посмотреть. Ну ты же хорошо знаешь город, должна понять: приезжаешь на площадь Ленина и дальше налево, там буквально квартал. Не знаешь там никакого ДК? Может, я что-то перепутала, посмотрю попозже. Какая труппа играет? Какая-то московская приехала на гастроли, какого-то известного московского театра. Ты мне рассказывала, что как раз в него ходила, когда ездила в командировку, имени какого-то комика или актёра. Там каждый второй имени какого-нибудь комика или актёра? Ну откуда мне было знать, я не запомнила, думала, ты и так поймёшь…». И так далее, в результате информационная нагрузка нулевая, хотя вопросы изначально были заданы максимально прямолинейно и чётко.

И таких ситуаций вагон и маленькая тележка, но самое обидное, что многие люди и текстом не способны сформулировать законченное, исчерпывающее сообщение. «Добрый день! Я завтра подъеду, обсудим вопрос по поводу сроков» — пишет клиент, забыв представиться, уточнить, куда конкретно он подъедет, по поводу сроков какого конкретно проекта он хочет пообщаться и почему вообще нельзя обсудить эти сроки письмами или звонком. «Будешь ехать домой, докупи ингредиентов для рагу» — пишет муж. Каких конкретно ингредиентов, для какого конкретно рагу? Я, конечно, могу купить все ингредиенты, которых, как мне помнится, дома нет, но почти наверняка в результате у нас окажется слишком много каких-нибудь кабачков и они просто испортятся. Что мешает сразу написать список? Что мешает сразу сформулировать более-менее чёткое сообщение с максимально полной информацией по теме?

Уважаемая, то, чем вы занимаетесь, называется итальянская забастовка, и в приличном обществе считается целенаправленным саботажем.

Ваши начальники также не боги задач по SMART, скорее уж жертвы современного постулата об эффективных менеджерах. Тех самых, не обязанных понимать предметную область. Это грустно, но с этим нужно жить. Вы-то информацией владеете, вы-то почему ведёте себя как откровенный вредитель?

Вы же не умственно отсталая, вы 100% понимали, распечатывая шесть коробок расчётных листков, что занимаетесь фигнёй. У вас достаточно жизненного опыта и общей адекватности для осознания, что не существует ни инстанции, делающей к фирмам подобные запросы, ни бизнес-задачи, для которой кто-то будет это всё разбирать. Вы даже не пытались сделать то, что от вас хотят. Вы просто из вредности перевели кучу ресурсов на бессмысленную ерунду. Вашу обычную работу вряд ли кто-то в это время отменял, и потом вам самой пришлось бегать в мыле. Хорошо, если в рабочее время. Директор запомнил вас в негативном свете. На повышение вы теперь последняя. Кому вы сделали лучше?

Господа! Относитесь к жизни проще, а к начальству дружелюбнее. В игру «я вас сейчас накажу» играть могут обе стороны, и у вас в ней власти меньше. Если вы внезапно получили распоряжение «дайте мне всю информацию по мигрантам» в 90% случаев сделано это было не злонамеренно, а из-за непонимания предметной области и отсутствия опыта в ней.

Объясните свою компетентную картину: «СанСаныч, по мигрантам мы ведем бумажки 1, 2, 3 …48. Для того, чтобы все их собрать понадобится 500 листов и три рабочих дня».

Поясните, ситуацию по загрузке отдела в данный момент: «При этом у нас есть задачи а, б, в требующие Х времени. Каков приоритет и какие дедлайны мы сдвигаем ради новой задачи?»

Будьте дружелюбны и предложите решение исходя из своего опыта. Разумеется, только если он есть: «Обычно справки о мигрантах запрашивает МВД, им нужно вот это и это».

Подчеркните плюсы: «Займёт всего три часа, и выполнение других задач не придётся заметно сдвигать».

Теперь у вашего начальства есть внятная картина происходящего. Если приказ по-прежнему выглядит как «сделай всё» — поздравляю, вы работаете или у идиота, или у бывшего вояки с логикой «подчинённые должны быть заняты». Решайте сами, нужно ли вам такое развлечение.

В большинстве случае в глазах, напротив, возникнет понимание, и приказ будет сформулирован конкретнее. Спустя три-четыре итерации ваш босс сам начнёт говорить чётче и спрашивать советов, осознав выгоду данного мероприятия. А там и до повышения недалеко, раз уж вы вся такая полезная и постоянно экономите ресурсы компании.

Разумеется, всё это актуально, только если вы хотите качественно работать над разумными задачами, а не играть в игрушки, кто из нас больший кретин, в перерывах между бессмысленной хренью. Но тогда вам и с бывшим прапорщиком ОК будет.

Задолбали докуметы-картинки.

Когда документ, набранный на компьютере, сначала распечатывают, потом подписывают, ставят печать, сканируют и рассылают в формате pdf или, как особо изощрённое издевательство, Word Document.

Это зачем и кому надо?! Больше доверия к «документу» с печатью?! Ни разу, ни на грамм. Это по-прежнему всего лишь копия. Печать и подпись к картинке может прилепить даже школьник. Доверяют не картинке-"документу", а источнику, из которого он получен!

В них не работает поиск, который ctrl-f. И в многостраничной таблице ищи глазками свою фамилию. В них не работает выделить-скопировать. Или работает, но не для текста, а для изображения. Они занимают дохренищи места, особенно бесит на смартфоне. Их просто тяжело читать, потому что эта муть не масштабируется как нормальный текст.

Ладно, 20 лет назад. Но ведь до сих пор! И кто-то ещё смеет называть это извращение «электронным документом»!

Не могу удержаться. Дорогие наши кадровики, любимый HR-отдел, уважаемый отдел по связям с кем-то там, многочисленные менеджеры внутренних служб! Хватит. Блин. Спамить. Рабочую. Почту!

Утро, прихожу на работу, открываю почтовый клиент. «Смотрите, что написали на нашем корпоративном портале». «У нас обновление в системе учёта командировок». «Про нас пишут в газетах». «Обращение к сотрудникам от директора Нижневерхневского филиала». Штук пять писем улетают в удалённые. А где письмо со статусом ночного деплоя? А, его-то как раз наш почтовый сервер определил в спам.

День. Рабочий процесс, напряжённая переписка с заказчиком, есть серьёзные разногласия, с большим трудом перевожу матерные инвективы в обтекаемые формулировки, приемлемые в деловой переписке. Блям! «А вы уже прошли опрос, насколько вам нравится новый кулер в нашем офисе на другом конце города?» «Внимание, система заказа милихрюндиков для потукалиницы будет недоступна сегодня с 18:00 до 18:03». «У нас открылись курсы раскрашивания дымоходов, первое занятие сегодня, приходите со своим дымоходом».

Снова день. По уши в коде. Бага неочевидная, воспроизводится через два раза на третий, ловится ещё реже. Кажется, вот она где сидит. Блям! «Алло, мы ищем таланты». «Теперь корпоративной скидкой на спортзал можно воспользоваться и в Дальнеперденском районе нашего города». И контрольный: «Оцените работу ваших коллег». Хреново они работают, если я за ними баги вычищать должен! Хотя подождите, дайте остыть, нормальные у меня коллеги, просто случай пограничный и звёзды очень неудачно сошлись.

Вечер, рабочий день уже закончился. Ну как закончился, формально закончился, а фактически нотификация от телефона о пришедшем письме — нормальное событие, работаем со Штатами, там часовой пояс другой, и по возможности не растягивать переписку на несколько дней — дело полезное. Вот только оттуда пишут по вечерам хорошо, если пару раз в неделю, зато письма о том, какие новые обсуждения появились на нашей болталке, сыплются ежедневно в непредсказуемое время, могут и посреди ночи прийти.

Однажды я попробовал на весь этот спам поставить фильтры — и чуть не попал в большие неприятности, когда тот самый портал по учёту командировок не смог мне сообщить, что не донесены какие-то документы. Оказывается, уведомления об этом приходят с того же адреса, что и извещения об обновлениях, и даже заголовки писем похожи до неразличимости.

Простите, я программист. И в моей голове это делается так: заходишь на сайт нужной тебе системы и видишь сообщение: «С вашего последнего входа у нас произошли такие-то изменения, подробности читайте тут». Письма можно рассылать только в крайнем случае, если изменение настолько глобально, что действительно требует личного действия от каждого сотрудника.

Просто посчитайте сами. Одно такое письмо у каждого из нескольких сотен сотрудников «отъедает» пусть даже одну минуту — на то, чтобы его увидеть, осмыслить и затем вернуться в рабочее состояние. В общей сложности — несколько человеко-часов. Тех самых, за которые вы так боретесь.

Зачем вы так делаете? Вы же задолбали.

Задолбало российское программное обеспечение известной цифро-буквенной фирмы — и не только её.

Вот скажите, какая религия запрещает открывать в одном окне все сведения о клиенте — его заказы, его платежи, выставленные счета, сумма долга и т. п. Почему, чтобы сформировать заказ я должна заходить в одно окно, потом закрывать его; заходить в другое — смотреть выставленные счета; потом в третье — смотреть оплату; потом четвёртое — выписывать товар? А чтобы посмотреть, не остался ли должен клиент или мы ему, я должна сделать отчёт по всей клиентской базе. Что мешает сделать все это в одном окне?

Или вот ЕИС по товарам. Почему-то не допускает редактирования уже имеющихся позиций, набитых тётей Машей левой рукой на печатной машинке. Мне долго объяснять клиенту что «под. с. пер. л.» — это подголовник сиденья переднего левого, а «р.п.п.» — это ручка (рычаг?) переключения передач. Исправить это нет никакой возможности. А главное — искать такие вещи можно только по артикулу, хорошо, если клиент зайдёт на определённые сайты и найдёт его сам. К слову, тётя Маша, кладовщик, приходующий товары, также ругается на многократность ненужных операций при приёме товара.

Зайти в одну программу, ввести данные, потом в другую, опять их ввести и проверить, чтобы правильно «подтянулись» из первой, потом в третьем окне ввести данные по количеству, сумме и др., открыть четвёртое, напечатать, подписать, сделать скан, отправить в бухгалтерию, затем пятое окно, провести в программе, отправить данные менеджеру сайта по электронной почте в таблице…

Я видела похожее программное обеспечение популярной канадской компании. Там всё делается в одном окне и почти автоматически. Достаточно один раз ввести все данные, нажать несколько кнопок, и всё будет и в бухгалтерии, и на складе, и даже на сайте компании. И только у нас в России как всегда особый путь, никому не нужной работы и бюрократии.

И это задолбало.

Такой вот деловой человек! И должности руководящие, и переписки куча… Но время, видимо, не только на написании «пожалуйста», но и на чтении и осмыслении прочитанного экономит.

Автор исходной задолбашки дал всем чёткий и простой совет — автозамена.

Я тоже руководитель среднего звена и тоже получаю, пересылаю, отправляю несколько десятков писем в день (на «удалёнке» их стало ещё больше).

Название нашей компании — длиннющее слово из серии ПроектСтройСпецСнабЭвакуация, а название нашего основного контрагента — словосочетание аж из трёх слов.

Единожды настроив автозамену в Ворде, Экселе и почте, я просто набираю три буквы в любом регистре и вуаля! Всё само напечаталось. Магия!

То же самое можно сделать с пжл, спс, ДУ, ДД и любыми другими стандартными словосочетаниями, которые используются, пожалуй, в каждом е-мейле. И не выглядеть убого в переписке.

Жаль, не всех руководителей учат компьютерной грамотности и экономии времени без ущерба стилю письменного общения.

Тут недавно человек задолбался от тех, кто в переписке сокращает слово «пожалуйста».

Я из тех, кто сокращает, и я отвечу.

Последние 15 лет мне довелось работать в компаниях от 2000 человек персонала. Должности у меня были руководящие, не самые крутые, но и не мелкие. В рабочее время вести статистику переписки не было ни желания, ни тупо времени, но за 2 недели отпуска (10 рабочих дней) в моей почте накапливалось 700−800 непрочитанных писем.

Грубо говоря, в мои рабочие дни мне ежедневно падало в почту больше 70 сообщений, которые требовали реакции с моей стороны. Процентов 15 просто ознакомление, на остальные нужно либо кратко ответить (и даже это требует времени на проверку фактов), либо обсудить в переписке с коллегами, которых данный вопрос касается и т. п., переадресовать запрос подчинённым, ответить на их доп. вопросы, проверить их ответ, дополнить и т. д. — это стандартная работа руководителя. Ведь ответ даже на самый простой вопрос занимает какое-то время — открыть нужные файлы, сверить информацию, согласовать/ мотивированно отказать.

Помимо этой работы, у меня ещё хренова туча обязанностей. Переписка занимала около половины рабочего времени, а мой рабочий день длился 10−14 часов, и их реально не хватало на решение всех вопросов.

Так работает большинство в российском бизнесе, мой случай не уникален.

Как вы думаете, до какого органа мне было плевать на ваше мнение, что с вами не поздоровались, или написали «пжл» вместо «пожалуйста»? Если, конечно, вы не внешний клиент, тут я и «добрый день», и с уважением…

Но к своим сотрудникам обычно так: «Маш, оформи пжл такой-то документ». Маша в ответ: «Принято». Через час/день: «Сделано».

Если я Маше напишу в ответ: «ОК, спасибо!» — у неё это вызовет нервную сыпь, потому что если все потребители её услуг ей напишут: «Спасибо, Маша», — порвется сначала её почта, потом нервная система, от необходимости чистить почту от вашего благодарственного мусора.

Мы просто делаем свою работу, а благодарности руководство выражает устно — я, к примеру, всегда так делаю — и в виде премии на наши зарплатные счета. Всё!

А такие как вы — задолбали лезть в наш мир деловых отношений со своей псевдовежливостью. За то время, пока я 40 раз напишу «пожалуйста», я успею решить минимум два сложных вопроса. Возможно, эти вопросы касаются непосредственно вас или ваших родных, работающих в нашей компании.

Уймитесь уже.

Мне за 30. Как раз тот возраст, когда многие ровесники решают кардинально сменить сферу деятельности, перестать работать на дядю и открыть своё дело. По неписаному правилу принято воспринимать это с энтузиазмом и радостно к ним обращаться, но что-то чем больше обращаюсь, тем меньше у меня этого энтузиазма…

Первой лет пять назад была университетская приятельница, которая из кадровика (простите, HR-менеджера) переквалифицировалась в карьерного консультанта. Обещала помочь составить такое резюме, чтоб на рынке труда вас с руками оторвали и платили больше, чем вы могли ожидать в самых смелых фантазиях. Я как раз в связи со сменой начальства на тогдашней работе активно искала, куда оттуда бежать. Выяснилось, что составление «резюме мечты» в представлении этого консультанта, — это из всего опыта работы зацепиться за одну стажировку в фирме N, имевшую место в студенчестве, и выстраивание всего рассказа о себе через её призму, потому что это известная фирма. Ну, то есть, я, конечно, с первого курса работаю и в том числе целым подразделением самостоятельно руководила, но это всё фигня. А вот на четвёртом курсе я три месяца помогала носить бумажки с пятого этажа на седьмой не где-нибудь, а аж в самой фирме N! Объяснить ей нелепость такого подхода не получилось — не думаю, что она не в состоянии понять. Скорее просто не считает нужным слушать, она же лучше знает.

Ещё одна знакомая шила и продавала одежду. К качеству пошива ни одной претензии, то, что успела у неё купить, ношу долго и с удовольствием. Проблема с организацией. С соблюдением сроков полная амба: то ей пришло вдохновение вместо пошива уже предоплаченных заказов экспериментировать с новым фасоном, то собралась отправить готовое, но отвлеклась (на две недели), то даже отправила почти вовремя, но совершенно случайно перепутала двух заказчиц с одинаковыми именами и вместо севера Москвы отправила на юго-восток Подмосковья. В общем, при нахождении на расстоянии двух или трёх станций метро друг от друга, даже если заказать заранее, нет никакой гарантии, что сшитое к летнему отпуску платье придёт раньше Нового года. Бизнес у неё не очень бойко развивался и, в конце концов, бесславно загнулся, но виноват в этом кто угодно, только не она.

Муж теперь уже бывшей подруги увлекся каким-то эзотерическим течением и решил, хочет делать мебель на заказ. Но не абы какую, а с правильной энергетикой. Только натуральное дерево, причём сорт подбирается под ауру заказчика, день выполнения тоже высчитывается по какой-то своей методике, в соответствии с энергетическими потоками. В общем, с точки зрения клиента это означает, что нельзя просто заказать шкафчик того же цвета, что остальная деревянная мебель в помещении, к определённому сроку. Сделает из того, что посчитает нужным (разумеется, в тайны своего выбора он никого не посвящает) и когда сочтёт нужным, а если будете торопить — может вообще отказаться, потому что вы это сделали как-то слишком грубо и непросветлённо. Предоплату, конечно, не вернёт. Понятия не имею, как там поживает мебельное дело, со всем прежним кругом общения эта пара уже пару лет, как расплевалась.

В общем, каждый раз, когда вижу в соцсетях очередное размышление о необходимости поиска своего пути и ужасах офисной работы, мысленно содрогаюсь и как-то уже задолбалась.

Так случилось, что сейчас я ищу сотрудника.

Начальство оплатило неделю доступа к базе резюме самого популярного сайта. Буквально через день было около двух десятков откликов, по которым я начал работать. Для моей специфики оказались подходящими примерно десять резюме. И вот тут начинается моя задолбашка. Может быть, я чего-то не понимаю, но вот для чего люди хотят сменить работу? Думаю, что основной причиной является то, что на предыдущей работе они достигли потолка зарплаты. А значит, они в резюме прямо пишут — хочу получать столько-то. Допустим, меня устраивает это, и я приглашаю человека на собеседование.

Так вот, половина соискателей игнорирует моё приглашение. Жду пару дней, звоню — предложение не актуально. Почему? Сперва вы интересуетесь, а на собеседование не приходите. Вторая половина обычно сообщает, что она думает. О чём? Вы же ничего про меня не знаете, а я про вас. Я понимаю, когда думают после собеседования, а когда думают ДО собеседования (идти или нет) — этого я не понимаю. И лишь единицы оказываются адекватными, с ними сразу договариваемся о времени собеседования.

После собеседования каждый из нас — и работодатель, и соискатель — составляет свой рейтинг работодателей/соискателей, после каждого собеседования он уточняется. Что получается в итоге? Соискатель имеет несколько хороших мест, работодатель имеет несколько подходящих соискателей. И вот я выбрал самого лучшего и звоню ему, мол мы выбрали вас, согласны ли вы? И тут соискатель должен для себя решить «задачу о разборчивой невесте». Если он согласен — я предвкушаю, что нашёл сотрудника.

Что я делаю с остальными соискателями? Думаете, что обзваниваю и говорю, что они не подошли? Раньше я так и делал. С первого взгляда кажется, что это справедливо и правильно, но давайте посмотрим второй раз. Процесс трудоустройства не быстрый, ещё две недели надо отработать на старом месте. За это время может произойти две неприятности: соискатель получит более выгодное предложение или бывший работодатель уговорит его остаться за какие-то плюшки. Я называю это «сорвался в последний момент». Если бы я к этому времени сказал остальным соискателям «вы нам не подходите» — то мне пришлось бы начинать всё сначала. Поэтому я сперва дождусь появления нового сотрудника на рабочем месте.

Ну и напоследок несколько советов соискателям. Когда я вижу только резюме соискателя — я пытаюсь узнать о нём из резюме максимум. Для этого я не ленюсь заглядывать с соц. сети. Я это делаю не из любопытства, моя задача — чтобы остальным моим сотрудникам было комфортно работать с новым человеком. Это помогает: однажды я прошёл по ссылке на сайт соискателя, по содержимому которого понял, что у него проблемы с головой — тематика была про мировые заговоры, инопланетян и подобное. Я не хочу проверять, шутка это или нет.

Так вот, я обращаю внимание на всё. Очень много скажет фотография, точнее то, что на ней помимо соискателя. О многом говорит адрес почты — всякие киски-алиски. На грамотность я тоже смотрю — не ленитесь перечитать резюме перед опубликованием. На собеседовании я обязательно спрашиваю причину поиска новой работы. Один товарищ сказал, что ищет поближе к дому. То есть если он найдет ещё ближе — сбежит, сверкая пятками? Я не хочу это проверять. Один товарищ не может приехать на собеседование в рабочее время, поскольку в это время он работает. Тут я вообще не понимаю — как он себе представляет поиск работы?

Отдельно хочу сказать про пол и возраст соискателей. Я ищу молодого сотрудника/сотрудницу. Для меня пол не важен. Многие не берут молодых девушек, мол уйдёт в декрет на три года — опять потом искать. Как будто мужчина не уйдёт в любой момент. Раз он ищет работу — он как раз собирается это сделать.

Насчёт возраста у меня другие причины: не рассматриваю возрастных, потому что остальной коллектив преимущественно молодой, чтобы не нарушать сложившийся микроклимат. А пожилые успели наработать большой опыт и хотят соответствующую зарплату. Но у меня нет для них достаточно сложных задач, потому что возрастные привыкли работать по-своему, и зачастую отказываются менять свои привычки на новой работе. Мне не нужно, чтобы новый сотрудник пытался устанавливать свои правила, приводя в качестве аргумента свой опыт. У меня уже был подобный печальный опыт, после завершения испытательного срока мы расстались с таким сотрудником.

Так что ещё раз призываю: соискатели, не отказывайтесь от собеседования. Оно вас ни к чему не обязывает. Так мы станем меньше задалбываться с обеих сторон.

Хочу ответить на историю «Уговор дороже денег», ибо мой непосредственный начальник именно из этой категории, и я ужасно задолбалась.

В подчинении моего начальника — 30 человек. И каждый сотрудник должен согласовывать каждое письмо, даже электронное соседнему отделу по штатному рабочему моменту, аналоги которых повторяются регулярно за последние годы.

То есть понимаете, да? Одному сотруднику надо заказать из архива документ, другому — направить в бухгалтерию счёт на оплату, третьему ответить на запрос контролирующего органа и т. д. Каждый из тридцати сотрудников должен сначала написать начальнику, потом подойти к начальнику, чтобы объяснить, в чём вопрос. После этого начальник отвечает «Ок», и процесс может двигаться дальше до следующего вопроса.

Как понимаете, у каждого сотрудника не один вопрос в течение дня, так что подходить надо обязательно, чтобы начальник нашёл именно то письмо во всём потоке, о котором идёт речь. А помимо писем сотрудников нашего отдела, запросы летят со всей организации, и все ждут, когда же его величество скажет «ОК»… Ситуация ещё усугубляется тем, что начальник приезжает часам к 11, а обед у него может длится и два, и три часа. Но это тема другой задолбашки.

Меня же очень раздражает подход «ни письма без согласования». Если это новый проект и огромное количество нюансов, то очевидно, что надо всё внимательно прочитать, и без согласования никуда. Но зачем нужно согласование на, например, заказ канцтоваров? Абсолютно отлаженный процесс ждёт одного конкретного «ОК». Поступает типовой запрос, подготовлен типовой ответ, но нельзя его сразу отправить, надо ещё поймать начальника и ждать, пока он вчитается. Да такие письма мы отправляем десятками в месяц!

И вот сейчас начальник уходит в отпуск. Все процессы и так двигаются страшно медленно, а теперь совсем встанут… Раньше коллеги отправляли письма без согласования, а потом получали очень строгий выговор… Так что фактически если начальник в отпуске — считай, всё наше подразделение не работает.

Так что я тоже не понимаю, зачем ТАК руководить. Из-за траты времени на согласование штатных вопросов не остаётся времени на серьёзные вопросы. И наоборот, пока начальник занимается одним серьёзным вопросом, все остальные типовые запросы ждут… Страшно задалбывает!

Начальник весьма неглупый человек! Когда он занимается каким-то вопросом, он даёт замечания чётко по делу и такие важные моменты выискивает, о которых никто и не задумывается. Т. е. человек по праву заслужил такую высокую должность…

Ох, как же задолбали эти двойные стандарты и односторонний взгляд на вещи!

Вот вам в ответочку. Все ситуации из реального недавнего процесса поиска работы.

Итак, памятка для HR-ов.

1) Обязательно размещайте информацию о вакансии на всех возможных ресурсах. И обязательно пользуйтесь функцией еженедельного автоматического обновления. При этом отмечать вакансию как закрытую — не обязательно. Пусть холопы и дальше откликаются. Это же так мотивирует, когда ищешь работу, заходишь в свою историю откликов, и видишь, что из 20 отправленных резюме работодателями просмотрен аж один. Сразу видно, работа кипит, работников ищут в поте лица.

2) Обязательно звоните потенциальному сотруднику вечером либо на выходных. И не забудьте при этом сделать акцент на том, что компания работает по стабильному графику и переработок с авралами не бывает. Вы, видимо, альтруист и по личной инициативе занимаетесь рабочими вопросами в нерабочее время.

3) Никогда не читайте, что пишет соискатель в резюме. Если написано, что нужна работа в городе А, и отмечено что соискатель не готов к переезду — звоните и предлагайте работу в городе Б (в 500 км от А). А потом удивляйтесь и возмущайтесь, что эк, народ переборчивый пошёл. Ему работу дают, которую он ищет, а он носом крутит. Вот же негодяй.

4) При приглашении на собеседование максимально коротко укажите адрес. Особенно если ваше местоположение в какой-то запутанной части города. И не забудьте сказать, что если будут проблемы с поиском, вас надо набрать по телефону и вы сориентируете, как дойти. После этого обязательно выключите телефон. Или зависните на второй линии минут этак на 40. Это же такой хитрый ход — проверка на сообразительность. Зато потом можно удивиться и повозмущаться — почему это он опоздал на целых семь минут.

5) Никогда, НИКОГДА не озвучивайте полностью все условия работы. Особенно если они отличаются от общепринятых. Пусть для человека, если он согласится работать в вашей компании, это будет сюрпризом. Особенно радуют «сюрпризы» в виде шестидневки вместо обычной пятидневки — реальный случай, человек который вышел на работу, узнал о том, что должен работать по субботам только когда в первую же субботу ему позвонили с вопросом, почему он не на работе. Второй «Сюрприз» — «забыли» сообщить что стажировка, то есть первая неделя работы, не оплачивается. Об этом человек узнал при получении первой зарплаты, начав разбираться, почему начислена сумма на четверть меньше оговоренной. К слову, эти два примера — это недешёвые специалисты в сфере маркетинга и финансов, которых компания искала довольно долго.

6) После первого этапа собеседования обязательно скажите человеку, что предварительно он вам подходит, что нужен второй этап с руководителем, что вы согласуете время второго собеседования и перезвоните. После этого просто пропадите. Не берите трубку, не отвечайте на письма. Ведь если руководитель по какой-то причине решил что человек не подходит — не обязательно человеку об этом сообщать. Он и так потратил ваше ценное время, которое вы соблаговолили выделить на беседу с ним. Хватит с него. Чай не дурак — сам поймёт, что он тут не нужен.

7) Запомните, что у людей нет личной жизни. Вообще. И если вы звоните ему с предложением выйти на восьмичасовую подработку завтра с утра, а он начинает выдумывать что у него планы — он нагло врёт. Он просто набивает себе цену, чтоб вы заплатили в 2−3 раза больше. Особенно наглые экземпляры даже после этого отказываются. Ну реально, неужели приезд в гости брата с племянницей, которых не видел полгода, может быть ценнее ваших 2000 рублей, которые вы так щедро, с барского плеча, готовы милостиво отстегнуть за восемь часов каторги где-то на отшибе?! Да-да, на такие разовые подработки обычно ищут курьеров/промоутеров/расклейщиков объявлений за копейки.

8) Если вдруг, при разговоре с соискателем, который вам прям сильно приглянулся, вы узнаёте что ваше предложение у него не единственное — начинайте обещать больше. Больше денег, гибкий график, соцпакет, кучу всяких плюшек. Только для того, чтобы человек отказался от другого предложения в пользу вашего. А потом уже, после некоторой паузы, позвоните и сообщите, что посовещались с руководством, и готовы взять человека на условиях на 20% меньше первоначальных. Оказывается, бюджета нет. Пусть знают свое место, хитрожопые.

9) Будьте уверены, что если человек всё-таки преодолел выстроенные вами барьеры и вышел на работу — его условия надо зафиксировать без возможных пересмотров. Желательно до выхода этого сотрудника на пенсию. Он же САМ СОГЛАСИЛСЯ на эту зарплату. И то, что рынок меняется, цены и зарплаты растут — это неважно. И неважно то, что если этот человек, так и не дождавшись повышения, через 3−4 года уйдёт, на его место придётся брать двоих на бо́льшие зарплаты. Главное не поддаваться на шантаж, уговоры и провокации, вы ж эксперты на рынке труда, на котором море желающих работать именно у вас.

Запомните, если вы, вот лично вы делаете свою работу качественно и по совести — это не означает что абсолютно все Эйчары — такие же, как и вы. Точно так же, если вы в своей работе сталкиваетесь с недобросовестными соискателями — не стоит делать выводы, что все такие.

И опять же, к слову. В одной из контор, в которых довелось работать, сотрудники называли «Отдел по РАБОТЕ с персоналом» «Отделом по БОРЬБЕ с персоналом». И это не воспринималось как шутка.

Задолбали.

Но, тем не менее, хочется сказать спасибо всем адекватным, вменяемым Эйчарам. Я знаю, вы есть, и спасибо, что благодаря вам процесс поиска работы становится проще и приятнее.

А я вот как раз один из тех, кто не всегда отвечает.

Особенно по работе. И не только из-за занятости, а по причине того, что вопросы ставятся некорректно. По тексту письма видно, что его автор стремится тебя поставить в положение выбора — между «плохим» и «очень плохим».

Либо хочет не ответа, а чтобы ты сделал ему какую-то работу, но так, чтобы это выглядело как будто ты сам проявил инициативу, и, соответственно, просящий ни за что не отвечает и не обязан эту работу оплачивать.

И вот поэтому самое лучшее в такой ситуации — не отвечать вообще. Потому что ответ может быть показан начальству и прокомментирован так, что ты же окажешься виноват, что бы ты ни написал.

Так что, если хотите, чтоб вам отвечали, то не подставляйте своих корреспондентов. Докажите им, что вам можно доверять, что у вас нет дурных намерений. Как вы это сделаете — ваши проблемы, вы ж пишете, задаёте вопросы. Да, я знаю, что эта фраза — тоже пример манипуляции, и вам она не понравилась.

В общем, если вам не нравится то, как с вами общаются или не общаются то, возможно, дело в вас самих.

Изменитесь и не задалбывайтесь!

А меня бесит схожая тема, только не обязательно связанная с работой. Пишешь человеку какой-либо вопрос, без грубостей, может по делу даже, а он игнорит. Прочитал и молчит, как рыба об лёд.

И такое ощущение, будто пишешь боту, который не смог оцифровать в своей программе вопрос и тупо промолчал потому. Люди на той стороне экрана — вы вообще реальны? Я вас не видел и сдаётся мне, что бо́льшая часть существует лишь в виртуале.

Скажете, «никто не обязан отвечать»? Но если у вас открыта личка, то по этическим соображениям обязаны. Может не сразу, у всех бывает и занятость, и проблемы, но как минимум откликнуться обязаны, если вас не оскорбляют. А если и оскорбляют, то и в ЧС можно вбить. Иначе нечего вам делать в обществе. Ишь, прынцы выискались, считают ниже своего достоинства ответить «холопу».

А пока я для себя сделал вывод: написал, и мне не ответили этак недельку — в ЧС, чтобы потом случайно не получилось, что этот бот мне написал. Ну или мне самому по ошибке не написать снова, дабы не унижаться перед таким. И спустить такое с рук я могу только своим, про которых я знаю, что не со зла так делают, с которыми и без сети пообщаемся.

Но вот офисная работа — что мешает её перевести на удалённый формат?

Спрашивали — отвечаю:

То, что большинство работников не могут и не хотят превращать свое жилище в офис. Не хотят вкладывать половину своей зарплаты в обеспечение этого рабочего места, получая при этом меньше.

Я одинокая женщина с котом, в прошлом геймер. У меня очень неплохой компьютер для офисной работы с двумя мониторами. Удобное кресло. И пара папок с документами. А самое главное — всё это добро размещается в отдельной комнате, не в спальне и не в жральне.

И мне почти удобно работать дома. Почему почти?

Потому что иногда появляется необходимость свериться с документами общего пользования, которые хранятся в офисе. И сканировать шкафы бумажных документов, на случай если кому-то они понадобятся, никто не собирается. Это лишние трудозатраты. И дома я хранить шкаф рабочих документов не собираюсь.

Ещё у меня дома нет, ни принтера, ни сканера, ни МФУ. И приобретать я их себе за свои деньги, чтобы выполнять работу, я не собираюсь. И работодатель покупать их каждому удалёнщику не собирается, когда в офисе одно МФУ на всех.

И мой вариант удалёнки еще самый лайтовый.

Обычно бывает по-другому. Дома банально нет места, где всё это барахло можно было бы размещать. Дома ещё дети, собаки, куча родственников, у которых свои планы и интересы, которые не будут и не обязаны поддерживать вам рабочую атмосферу.

Те, кто хочет работать на удалёнке, давно уже так работают. А остальные просто не хотят, так работать. Не хотят работать в спальне, и спать в офисе. Хотят люди в голове и в жизни порядка.

Давненько никто собой не задалбывался.

А я вот задолбалась.

Здравствуйте, меня зовут Н, и я не умею читать. Если вы сейчас подумали о том что человек не понимает прочитанного, увы, вы ошиблись, всё гораздо хуже.

Не знаю, что тому причина: дислексия ли или то, что скорочтение наш класс сдавал до девятого класса. Нет, училась я в абсолютно обычной школе, просто наша учительница русского отчего-то считала, что людям важно уметь со скоростью пулемёта озвучивать написанное… Или студенчество, когда к следующему дню (!) нужно было прочитать несколько сотен страниц по каждому из гуманитарных предметов (чтобы вы жили в эпоху перемен). Ну да ладно.

В результате, в большинстве случаев я даже не читаю, пробегаю текст глазами, об осмысливании даже речи нет. Из последнего: чуть не сорвался отпуск, потому что я подумала, что визовый пакет стоит КК рублей, что было мне совсем не по карману. Спасла знакомая, которой я пожаловалась на жизнь — потребовала посмотреть на такой наглый прайс собственными глазами.

Ну да, оказалось, что я почему-то посмотрела на вторую строку прайса (дважды, ага), на цену за двоих. Или вот объявление: приём документов — с 10 до 12. Я вижу — обед с 10 до 12. Задание на работе: в отчёт следует включить только данные по компаниям М и Н. Угадаете, что вижу я? Ага, исключить из отчета М и Н. И так везде.

Зная за собой такой глюк, перечитываю важные документы и объявления медленно и вдумчиво. По факту — со скоростью второклашки. Этот текст я перечитала ровно девять раз, и то не уверена, что везде изложила мысль правильно.

Задолбало неимоверно.